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7 consigli per migliorare la produttività in azienda

7 consigli per migliorare la produttività in azienda

Secondo un sondaggio condotto da At Task e Harris Interactive, che ha visto il coinvolgimento di 2.000 dipendenti, solo il 45% del tempo trascorso in ufficio viene impiegato in modo produttivo per svolgere le attività richieste. Ciò significa che oltre la metà delle ore lavorative sono improduttive e potrebbero invece essere impiegate meglio. Ma questo tempo non ottimizzato come viene utilizzato? Secondo il sondaggio in:

  • Email: tempo perso per rispondere a tante, troppe e spesso inutili email
  • Riunioni: ore e ore impiegate per partecipare a lunghi e spesso mal organizzati meeting
  • Interruzioni: continue pause per rispondere a richieste non prioritarie
  • Pratiche amministrative: importanti, ma che rubano tempo prezioso alle scadenze urgenti
La mancanza di processi e procedure ben definite, la tendenza a privilegiare una comunicazione via mail o tramite riunioni e l’incapacità di stabilire delle priorità sono le principali cause della cattiva gestione del tempo da parte dei lavoratori. E dunque, come si può aumentare la produttività dei dipendenti? Ecco 7 consigli per mettere i collaboratori nelle condizioni di lavorare meglio:
  • Comunicazioni più “easy”– Piuttosto che una mail “sterile”, alzare la cornetta e confrontarsi a voce può migliorare i rapporti tra colleghi. Ancora meglio se il confronto avviene vis a vis, magari anche in una situazione piacevole come una pausa pranzo.
  • Migliorare la gestione delle riunioni: provare a ridurne il numero, la durata e anche il numero di partecipanti, poiché spesso sono chiamati a partecipare colleghi che non sono direttamente coinvolti nel topic del meeting. È importante poi che ci sia un “moderatore” in grado di dettare tempi, argomenti e obiettivi dell’incontro.
  • Ridurre l’inquinamento di email: uno studio condotto da Microsoft e dall’Università dell’Illinois dimostra che s’impiegano almeno 15 minuti per riprendere efficientemente il lavoro dopo un’interruzione dovuta dalla ricezione un’e-mail. Se si devono inviare delle comunicazioni importanti, è meglio mandare un’unica e-mail lunga piuttosto che suddividere le informazioni in più messaggi.
  • Innovazione: negli strumenti e nei processi, sfruttare i benefici della nuova tecnologia, capace di semplificare la nostra vita anche sul posto di lavoro. Quindi sì a intranet, app, internal communicator, social e a tutti i nuovi strumenti hi-tech in grado di ridurre i tempi, semplificare i processi e migliorare la comunicazione.
  • Attenzione al multitasking – Nonostante sia una delle soft skill maggiormente richieste a un dipendente, il multitasking può peggiorare la vita lavorativa del dipendente che si trova costretto a dividere le sue energie in più compiti, performando meno in tutte le mansioni e aumentando il rischio di errori e incomprensioni. Quindi sì alla capacità di tenere sotto controllo più attività, ma senza eccedere.
  • Migliorare le procedure – Pochi processi ma ben definiti consentono al lavoratore di far fronte alle attività in maniera rapida, senza commettere errori, nel rispetto di flussi di comunicazione e di lavoro, concordati e comunicati in modo chiaro e trasparente a tutta l’organizzazione.
  • Smartworking – Solitamente si tende a credere che il lavoro da casa o da luoghi diversi dall’ufficio provochi un calo delle prestazioni, per le tante distrazioni e faccende da sbrigare; uno studio dell’Università di Stanford ha dimostrato invece come il telelavoro aumenti la produttività del 13%. Complici la quiete e il comodo ambiente, che permettono di ridurre drasticamente le interruzioni.

Giada Baglietto
HR Consultant
www.fiorentemente.it

FONTE
www.entrepreneur.com
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